文件管理程序

文件管理程序

1.目的：

规定集团文件的控制方法，使文件随时处于受控状态，确保对体系有效运行起重要作用的各个场所都使用有效版本，防止文件泄密给非相关部门或人员。

2.范围：

适用于集团体系运行所有文件的控制。

3.术语：

3.1 管理体系文件： 3.1.1 包括手册、程序书、管理指南/规范/标准、规章制度、表单； 3.2 技术文件： 与生产、技术、检验有关的图面、工程标准、检验规范； 3.3 外来文件 包括书籍、法律法规、有关产品的国际/国标或行业的标准；顾客及供方提供的文件； 3.4 电子文件 指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅 读、处理，并可在通信网络上传送的文件； 3.5 四级文件：采用目前已有表单形成的文件，如控制计划，FMEA，过程流程图等。

4.职责:

4.1 集团总裁负责集团管理手册及集团程序文件的批准； 4.2 集团管理者代表负责集团管理手册及集团程序文件的审核，负责集团通用管理指南的审核与批准； 4.3 对于各公司特性的管理指南，由各公司自行编制，并提交各公司（副）总经理批准； 4.4 集团企管中心是集团管理体系文件的归口管理部门，负责组织完成集团管理手册、程序文件、管理指南的编制、发行、修改、回收和销毁； 4.5 集团企管中心负责各公司特性管理指南清单的审查，检索工作； 4.6 集团企管中心信息部负责提供计算机设备与设施，以保证管理体系文件和记录以电子媒体的方式进行安全、高效地传递和保存； 4.7 各公司须按本程序相关规定，实施文件控制；各公司负责相关文件的收集、编制、更改及实施。

5.流程:

工作流程

6.附加信息:

无。

7.相关文件:

8.1 密级管理指南 8.2 技术文件管理指南 8.3 PDM业务手册

8.附件:

8.1 新建文件审批表 8.2 文件管制一览表 8.3 文件存档、分发审批表 8.4 文件分发签领记录表 8.5 文件修改审批表 8.6 附录A1 8.7 附录A2 8.8 附录A3 8.9 附录B 8.10 附录C

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担当人

集团管理者代表 文件编写人

集团管理者代表 各公司主管 部门主管 项目主管

集团总裁 集团管理者代表 各公司(副)总经理 部门主管 项目主管

编写人

拟定部门 企管中心 文控员

企管中心 各公司文控员

企管中心 文控员

企管中心 部门主管 项目主管

企管中心 公司文控员

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表单/道具

新建文件审批表 附录A1 附录A2 附录A3 附录B

附录C

文件存档、分发审批表 文件管制一览表

文件存档、分发审批表 文件分发签领记录表 资料发行专用章

文件修改审批表

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二/三级文件

密级管理指南 技术文件管理指南

PDM业务手册

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重点说明

1.1 集团管理手册、程序文件和通用管理指南在集团管理者代表的主持下，由集团企管中心组织进行编制； 1.2 对于集团特性管理指南，各公司编制单位须填写“新建文件审批表”，交集团管理者代表审查，在确认必须的情况下，由各公司自行进行编制，但需上报企管中心进行备......